1. Introduktion og formål

Meyers A/S (herefter "Meyers") driver sin forretning i overensstemmelse med gældende lovgivning og de højeste etiske standarder. Vi ønsker at fremme en åben og transparent virksomhedskultur, hvor alle – medarbejdere, samarbejdspartnere, leverandører og kunder – trygt kan ytre sig om forhold, de finder bekymrende eller ulovlige.

Denne politik beskriver Meyers' whistleblowerordning, herunder formålet med ordningen, hvem der kan bruge den, hvad der kan indberettes, og hvordan indberetninger behandles.

Whistleblowerordningen er etableret i overensstemmelse med Lov om Beskyttelse af Whistleblowere (L nr. 1436 af 29. juni 2021), der pålægger virksomheder med mere end 50 ansatte at oprette en intern whistleblowerordning.

2. Hvem gælder politikken for?

Whistleblowerordningen er tilgængelig for alle, der i en erhvervsmæssig kontekst har tilknytning til Meyers A/S, herunder:

• Nuværende og tidligere medarbejdere
• Praktikanter, studerende og frivillige
• Bestyrelsesmedlemmer og ledere
• Leverandører, forretningspartnere og kunder
• Enhver med begrundet mistanke eller viden om uregelmæssigheder i Meyers

3. Ekstern modtager – Bruun & Hjejle

Meyers har indgået aftale med Bruun & Hjejle Advokatpartnerselskab om at varetage den eksterne og uafhængige modtagelse samt screening af alle whistleblowerindberetninger via EQS Cloud Services-platformen.

Denne aftale sikrer, at:

• Alle indberetninger modtages af en uvildig ekstern part
• Bruun & Hjejle screener indberetningen inden videregivelse til Meyers
• Advokatfortrolighed og streng GDPR-compliance overholdes
• IT & Digitaliserings direktør i Meyers alene kontaktes af Bruun & Hjejle, og sagen efterfølgende koordineres internt

4. Anonymitet og fortrolighed

Meyers garanterer fuld fortrolighed for alle indberetninger. Whistlebloweren kan vælge at indberette:

• Med navn og e-mailadresse – whistlebloweren kan i dette tilfælde blive indkaldt som vidne ved en eventuel retssag
• 100% anonymt – det er ikke muligt at identificere whistlebloweren via e-mail, navn, IP-adresse eller andre henførbare oplysninger

Alle oplysninger, herunder eventuelle persondata indsendt via ordningen, behandles strengt fortroligt og i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen (GDPR). Oplysningerne er alene tilgængelige for de personer, der nødvendigvis skal have adgang for at behandle sagen.

Ingen, der benytter whistleblowerordningen i god tro, vil blive udsat for negative konsekvenser, repressalier eller forskelsbehandling som følge heraf.

5. Hvad kan whistleblowerordningen bruges til?

Ordningen kan bruges til indberetning af begrundet mistanke eller viden om:

• Strafbare forhold, herunder misbrug af økonomiske midler, bedrageri, regnskabsmanipulation, underslæb eller afgivelse af urigtige oplysninger
• Alvorlige overtrædelser af lovbestemmelser, interne regler og kontrolprocedurer samt manglende efterlevelse af juridiske forpligtelser
• Bestikkelse eller korruption, herunder interessekonflikter, sponsorering og donationer eller gaver
• Handlinger begået af ledelsen og/eller bestyrelsen, som ikke kan indberettes på anden vis
• Overtrædelse af konkurrencelove, herunder prisfastsættelse, udveksling af prisfølsomme oplysninger eller hemmelige aftaler med konkurrenter
• Alvorlige trusler mod miljø, sundhed og sikkerhed
• Aktiviteter, der udgør en alvorlig eller upassende adfærd, herunder diskrimination, sexchikane, brug af børnearbejde og overtrædelse af menneskerettigheder

Ordningen kan ikke bruges til:

• Samarbejdsproblemer
• Utilfredshed med ledelsesmæssige beslutninger

I sådanne tilfælde opfordres der til direkte henvendelse til nærmeste leder, nærmeste leders overordnede, HR eller en arbejdsmiljørepræsentant.

6. Sådan indberetter du

Indberetning sker via EQS-portalen, som Meyers har etableret i samarbejde med Bruun & Hjejle. Indberetningen kan foretages på alle tidspunkter af døgnet.

Ved indberetning:

• Tilgå EQS-portalen via det link, som Meyers har kommunikeret internt og som ligger eksternt tilgængeligt på www.meyers.dk
• Udfyld indberetningsskemaet – ønskes anonymitet, bortfalder felter for navn og kontaktoplysninger automatisk
• Indsend indberetningen
• Du modtager en automatisk bekræftelse på, at din indberetning er modtaget

7. Sagsbehandling og tidsfrister

Alle indberetninger behandles i henhold til nedenstående tidslinje:

Tidspunkt

Handling

Straks

Automatisk bekræftelse til whistleblower (hvis ikke anonym)

Inden 7 dage

Bruun & Hjejle bekræfter modtagelse og screening til whistleblower (hvis ikke anonym)

Løbende

Bruun & Hjejle kontakter IT & Digitaliserings direktør. Intern sagsbehandling koordineres med HR og relevante ledere

Senest 3 måneder

Whistlebloweren modtager feedback på sin indberetning, medmindre vedkommende er anonym

Efter afslutning

Sagen arkiveres fortroligt. Eventuelle foranstaltninger iværksættes

8. Beskyttelse mod repressalier

Enhver, der i god tro indberetter via whistleblowerordningen, er beskyttet mod repressalier og negative konsekvenser som følge af indberetningen. Dette gælder uanset, om indberetningen viser sig at være ugrundet, forudsat at indberetningen er foretaget i god tro.

Repressalier kan eksempelvis være:

• Afskedigelse eller opsigelse
• Degradering eller tilbageholdelse af forfremmelse
• Chikane, mobning eller social udelukkelse
• Ændrede arbejdsvilkår til skade for indberetteren

Mistanke om eller forekomst af repressalier skal straks indberettes til HR.

9. Databeskyttelse (GDPR)

Behandlingen af personoplysninger i forbindelse med whistleblowerordningen sker i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 (GDPR) samt den danske databeskyttelseslov.

Personoplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt til det formål, de er indsamlet til. Oplysningerne opbevares typisk i op til fem år fra sagens afslutning, medmindre lovgivningen stiller krav om en anden opbevaringsperiode.

Adgang til indberetninger og sagsdata er begrænset til:

• Bruun & Hjejle Advokatpartnerselskab (ekstern screening)
• IT & Digitaliserings direktør i Meyers
• Relevante personer i HR og ledelsen – alene i det omfang, det er nødvendigt for sagsbehandlingen

10. Kontakt og ansvar

IT & Digitaliserings direktøren er procesejer for Meyers' Whistleblowerordning og kan kontaktes ved spørgsmål til ordningen eller processen:

Navn

Bjørn Langhorn Lundt

Titel

IT & Digitaliserings direktør

Virksomhed

Meyers A/S

Adresse

Dampfærgevej, 2100 KBH Ø

Såfremt en indberetning vedrører IT & Digitaliserings direktøren, behandles sagen af CFO (Niklas Nordkap) via et separat kommunikation fra Bruun Hjejle.

11. Ikrafttrædelse og revision

Denne politik er godkendt af Meyers A/S' ledelse og træder i kraft fra april 2026. Politikken revideres minimum én gang årligt og opdateres ved væsentlige ændringer i lovgivningen eller i virksomhedens organisation.

Ansvarlig for revisionen er IT & Digitaliserings direktøren i samarbejde med HR.